Aktualności

Windykacja pod kontrolą

Brak zapłaty w ustalonym terminie to problem, który dotyka aż 97 proc. przedsiębiorców w Polsce. Dobrze zorganizowana windykacja wewnątrz firmy może nie tylko zmniejszyć liczbę przeterminowanych należności, ale przede wszystkim skutecznie im zapobiegać.

Skala zjawiska jest w Polsce ogromna i dotyczy praktycznie każdej branży. Dealerzy również często borykają się z tym problemem i próbują różnych metod na odzyskanie swoich pieniędzy. Wielu z nich podejmuje decyzję o przekazaniu spraw swoich nierzetelnych klientów zewnętrznym firmom windykacyjnym, jednak skutek takich działań nie zawsze jest zadowalający. Outsourcing nie jest tani – zwykle wiąże się z kosztem na poziomie około 8-12 proc. kwoty faktury. Co gorsza, dealer pozbawiony jest kontroli nad relacją z klientem. Pracownicy firm windykacyjnych często traktują dłużników w sposób nieuprzejmy i napastliwy, a klient taki „nieelegancki” telefon utożsamia z dealerem. Jeśli zaś poczuje się urażony i nie wróci więcej do naszego salonu, może to być bardziej „kosztowne” niż jedna niezapłacona faktura.

TRZY ZASADY WINDYKACJI

Alternatywą ściągania należności przez firmę zewnętrzną jest windykacja wewnętrzna, która pozwala dealerowi na przeprowadzenie procesu zgodnego ze standardami i polityką firmy. To rozwiązanie nie tylko tańsze, ale i bardzo skuteczne – w zależności od wielkości i modelu biznesu pozwala na zmniejszenie przeterminowanych należności od kilku do nawet kilkudziesięciu procent.

Kluczem do sukcesu w przypadku windykacji wewnętrznej jest stosowanie trzech elementów, które znacząco wpływają na poprawienie efektywności. Pierwsza z nich to zapobieganie – wielu klientów po prostu nie pamięta o swoich niezapłaconych fakturach. Czasem wystarczy przypomnienie w postaci wiadomości SMS czy telefonu od doradcy, by niedopatrzenie naprawić i zamknąć sprawę. Drugi czynnik to szybka reakcja w momencie, gdy należność nie została uregulowana w terminie. Badania wskazują, że każdy dzień zwłoki diametralnie zmniejsza szansę na odzyskanie należności. Trzecim elementem jest skoordynowanie działań w firmie, czyli zapewnienie dostępu do informacji o kliencie i jego zadłużeniu we wszystkich miejscach, które mogą stanowić potencjalne „punkty styku”. Dzięki temu pracownicy różnych działów mogą – w momencie kontaktu z daną osobą – podjąć odpowiednie działania. Najlepszym przykładem jest przypomnienie o zaległości przez doradcę podczas przyjęcia lub umawiania do serwisu.

NARZĘDZIE NA MIARĘ POTRZEB

Warunkiem skutecznej wewnętrznej windykacji w firmie jest także sprawne działanie na każdym etapie oraz skuteczny nadzór nad całością procesu. Dużym ułatwieniem w tym zakresie może być automatyzacja, na wdrożenie której stawia coraz więcej dealerów. – W tradycyjnym modelu praca nad odzyskiwaniem należności opierała się głównie na raportach tworzonych w arkuszach Excel. Były one generowane raz na dwa tygodnie czy miesiąc oraz uzupełniane aktualnymi informacjami o kliencie i statusie jego sprawy. Zarządzanie windykacją zajmowało mnóstwo czasu i stanowiło wielkie wyzwanie – mówi Maciej Glapiński, właściciel firmy Rida Software, zajmującej się digitalizacją procesów biznesowych w ramach platformy Flowspark. – W tej chwili oferujemy rozwiązania systemowe, które w dużym stopniu usprawniają i automatyzują pracę, a także dają firmie pełną kontrolę nad procesem, co wpływa na znaczny wzrost efektywności – dodaje.

Flowspark to platforma klasy BPM (Bussines Process Management ), pozwalająca na pełną integrację z systemami FK oraz wszystkimi typami systemów CRM, ERP i DMS dostępnymi na polskim rynku. – To doskonałe rozwiązanie dla dealerów wielooddziałowych, którzy nierzadko działają w ramach grupy na różnych programach – tłumaczy Glapiński. Dzięki automatycznemu pobieraniu, wysyłaniu i synchronizacji, czynności, które kiedyś zajmowały pracownikom godziny czy tygodnie, skracają się do kilku minut, a wiele z nich wykonywanych jest automatycznie. – W przypadku aplikacji Flowspark wszystkie elementy dopasowywane są do indywidualnych potrzeb. To dealer decyduje o tym, w jaki sposób „ustawić” obsługę klienta czy zakres zadań dla konkretnych stanowisk – podsumowuje Glapiński.

Funkcjonalności, takie jak automatyczne obliczanie ratingu klienta, interaktywne dashboardy – przedstawiające w mgnieniu oka syntetyczną informację o należnościach, listy należności, automatyczne powiadomienia – to tylko niektóre możliwości platformy Flowspark. Warto spróbować wykorzystać to narzędzie do odzyskiwania firmowych należności, z dbałością nie tylko o efektywność, ale i – co równie ważne – zachowanie dobrych relacji z klientami.

Rida Software zajmuje się digitalizacją nie tylko procesów zarządzania należnościami, ale także obiegiem dokumentów, korespondencji, zarządzaniem zobowiązaniami, reklamacjami, HR itp. Do klientów spółki z grona dealerów należą m.in. Grupa Wróbel, Grupa Mojsiuk, Porsche Inter Auto Polska i Mercedes- Benz Warszawa.

Zapraszam Czytelników miesięcznika „Dealer” na bezpłatne konsultacje z zakresu automatyzacji procesów biznesowych w dealerstwie.

Maciej Glapiński,
prezes zarządu Rida Software
tel. 660 430 143
e-mail: m.glapinski@cloudrida.com
www.clodudrida.com
REKLAMA
Zobacz również
Aktualności
Grupa Zasada: premiera kampera Hymer Venture S
Redakcja
8/12/2022
Aktualności
Apple rezygnuje z w pełni autonomicznego auta?
Redakcja
7/12/2022
Aktualności
Duży wzrost rejestracji w Niemczech
Redakcja
6/12/2022
Miesięcznik Dealer
Jedyne na rynku pismo poświęcone w 100 proc. tematyce zarządzania autoryzowaną stacją dealerską. Od ponad 12 lat inspirujemy właścicieli, menedżerów i szefów poszczególnych działów dealerstw samochodów.