Poza schematem

Firma Impel, założona w 1990 r. przez Grzegorza Dzika, od początku działalności świadczy usługi w modelu business to business w ramach outsourcingu. Dziś GK Impel działa w kilkunastu obszarach, poczynając od prostych usług, takich jak ochrona, utrzymywanie czystości, przez serwis techniczny obiektów czy usługi cateringowe (także w szpitalach), aż po zautomatyzowaną obsługę procesów biznesowych, choćby księgowych. Grupa współpracuje m.in. z administracją publiczną, instytucjami finansowymi, obsługuje nieruchomości komercyjne, szpitale, centra i sieci handlowe, parki logistyczne, a nawet jednostki wojskowe.

WAŻNY KOSZT EKSPLOATACJI
Lista obszarów, w których działa GK Impel, jest więc długa (te wymienione wyżej to tylko niewielki wycinek), a co za tym idzie firma ma liczne i zróżnicowane potrzeby w zakresie floty. – Mamy ponad 2700 pojazdów. Ich duże zróżnicowanie wynika z różnych potrzeb klientów Grupy Impel oraz jej rozbudowanej struktury pracowniczej – mówi Halina Zwolińska, prezes zarządu Optima Fleet Management, spółki zarządzającej flotą GK Impel. Grupa, poza samochodami osobowymi i dostawczymi niemal wszystkich wiodących marek flotowych, użytkuje także m.in. ciągniki rolnicze, quady, pojazdy wolnobieżne i skutery. – Mogłoby się wydawać, że z perspektywy firmy właściwym byłby w miarę jednolity park samochodowy, możliwie najmniej zróżnicowany pod kątem marek i modeli. To słuszne spojrzenie, ale tylko w wypadku mniejszych flot, liczących kilkadziesiąt aut – uważa ekspertka.

Grupa Impel, wybierając auto, opiera się nie tylko na potrzebach służbowych, cenie katalogowej czy wysokości rabatu, ale przede wszystkim patrzy na całkowity koszt użytkowania samochodu w okresie jego przewidywalnej eksploatacji (czytaj: TCO). Poza parametrami ekonomicznymi GK Impel bierze też pod uwagę to, jak bardzo rozbudowana jest sieć serwisowa danej marki i na ile sprawnie działa w niej obsługa techniczno-logistyczna.

Jeszcze większą wagę grupa przykłada do samego kosztu serwisowania w okresie planowanego korzystania z auta. – To właśnie ten element, po cenie samochodu, jest często głównym czynnikiem decydującym o wyborze marki i modelu. Nierzadko zdarza się, że mimo bardzo dobrej ceny pojazdu nie jest on wybierany z uwagi na wysokie – w porównaniu z innym modelem – koszty eksploatacyjne, czyli częste przeglądy, kosztowne podzespoły itd. – przybliża Halina Zwolińska. Dla firmy ważną rolę odgrywa ponadto – zwłaszcza pod koniec kontraktu – elastyczność warunków umowy finansowej. Większość aut objęta jest najmem średnioterminowym, choć od dwóch lat spora część floty działa także w ramach krótszego najmu. Leasing finansowy GK Impel wykorzystuje w wypadku pojazdów specjalistycznych, z drogimi zabudowami, które są na rynku rzadziej poszukiwane, przez co później trudno je odsprzedać.

POJAZDY POD USŁUGI
Przedsiębiorstwo ma w swojej flocie dwie zasadnicze grupy aut. Pierwszą stanowią standardowe samochody osobowe przydzielane pracownikom do realizacji zadań. Drugą obejmują pojazdy użytkowe, już do obsługi konkretnego kontraktu, które wymagają dodatkowych – istotnych – modyfikacji bazowego modelu. Jeśli chodzi o auta „pracownicze”, są one przydzielane zgodnie z przyjętą polityką flotową. Dotyczy ona najczęściej przydziału modeli z segmentów od A do D, ale grupa ma też w użytkowaniu segmenty E i F. – Przez wiele lat zamawialiśmy na dużą skalę Skodę Fabię w wersji kombi, która spełniała potrzeby – także prywatne – wielu pracowników. Żałujemy, że ten wariant Fabii został zaniechany – przyznaje nasza rozmówczyni. GK Impel nadal jest jednak znaczącym odbiorcą modelu Fabia, który pozyskuje głównie od dwóch wrocławskich dealerów Skody, firm Motorpol oraz TMT.

Co ważne, pracownicy GK Impel mają możliwość wykupienia użytkowanego samochodu, z której to opcji korzystają coraz chętniej. Ale, patrząc na ogrom floty Impela, taka sprzedaż obejmuje mimo wszystko znikomy udział. Firma stosuje programy o charakterze motywacyjnym, które dają pracownikom szansę na korzystne nabywanie nowych aut bądź na użytkowanie służbowych modeli o wyższym – niż zwyczajowo przyjęty dla danej grupy pracowniczej – standardzie. To wszystko jest jednak związane z pracą na rzecz przedsiębiorstwa i nie dotyczy wsparcia po okresie służbowej eksploatacji pojazdu.

W ocenie przedstawicieli grupy znalezienie aut dla kadry menedżerskiej lub innych pracowników administracyjnych jest stosunkowo proste. Prawdziwe wyzwania zaczynają się, gdy firma musi zabezpieczyć pojazdy pod nowo pozyskane kontrakty. Te auta muszą bowiem w optymalny sposób spełniać wymagania związane z działalnością danej branży lub obsługą konkretnych typów klientów. Sztuką jest wtedy sprawne „żonglowanie” posiadanymi zasobami i stosowanie różnych modeli finansowania. Na szczęście główni finansujący, z którymi współpracuje grupa, tacy jak Volkswagen Financial Services oraz Carefleet, są tu niezwykle pomocni – ze zrozumieniem modyfikują kontrakty i proponują firmie nowe – elastyczne – modele finansowania.

Charakter floty pojazdów użytkowych jest zatem silnie związany z wymaganiami realizowanego kontraktu. Gdy w firmie pojawia się nowa usługa, kluczowe staje się sprawne zebranie informacji na jej temat oraz ustalenie najważniejszych wymagań, na które ma odpowiedzieć konkretny pojazd. Dopiero po tym wszystkim następuje właściwe przystosowanie samochodu. Przedsiębiorstwo często korzysta wtedy ze wsparcia stacji dealerskiej, która zawsze, choć w różnym stopniu, jest angażowana w proces zabudowy pojazdu. – Bardzo cenimy sobie wskazówki i podpowiedzi działu flotowego dealera. To dealer sugeruje czasem wyposażenie samochodu w dodatkowe elementy, które podnoszą jego walory użytkowe lub „zbywcze” – tłumaczy Halina Zwolińska.

„Firma wymaga niekiedy, aby dealer przejął zdawany przez pracownika stary pojazd, czyli odebrał go i przetrzymał u siebie do czasu, aż samochód zostanie przekazany do leasingodawcy”.

WYZWANIA DLA DEALERÓW
A czym tak duża grupa kapitałowa kieruje się przy wyborze samej firmy dealerskiej? GK Impel patrzy na zasoby i możliwości sprawnego wydania dużej liczby aut. – Wymagamy także, by dealer, w razie potrzeby, „przejął” zdawany przez pracownika stary pojazd. Chodzi o to, żeby go odebrał i przetrzymał u siebie do czasu, aż zostanie on przekazany do leasingodawcy – informuje Halina Zwolińska. Ale to nie wszystko. Przed wydaniem nowe samochody muszą zostać zatankowane, zaś w sezonie zimowym konieczne są też wymiana opon na zimowe i odesłanie opon letnich na wskazany przez firmę adres. Innymi słowy, współpracując z GK Impel, dealer musi poradzić sobie z szeregiem czynności, z którymi nie styka się na co dzień przy sprzedaży detalicznej. Co prawda ponad 90 proc. samochodów wydawanych jest we Wrocławiu, ale firma współpracuje także z dealerami spoza stolicy województwa dolnośląskiego – od nich oczekuje wówczas przede wszystkim sprawnego dostarczenia floty.

Przedsiębiorstwo, poza przekazaniem na czas nowego pojazdu i zadbaniem o odbiór zdawanego, zwraca też uwagę na inne aspekty. – Niektórzy dealerzy, znając nasze standardy i oczekiwania, rezerwują samochody do produkcji, zanim jeszcze złożymy zamówienia – omawia Zwolińska. To ważne, bo proces zakupowy dużych flot jest siłą rzeczy wydłużony. – Przypominanie o nieprzekraczalnych terminach czy wcześniejsza rezerwacja to elementy, które – obok dobrej organizacji procesu wydań i zwrotów – czynią z dealera naszego partnera – dodaje.

DUŻE WYMAGANIA
GK Impel działa także za granicą, dlatego bywa, że jej samochody są serwisowane poza krajem, choć większość aut firma eksploatuje i naprawia w Polsce. Spora część pojazdów jest użytkowana tylko przez okres gwarancyjny (po czym następuje wymiana na nowe modele), dlatego auta są zwykle serwisowane w ASO. Pojazdy, które pozostają w eksploatacji już po wygaśnięciu gwarancji, bywają naprawiane poza autoryzowanymi punktami (ale zawsze w sieciach i warsztatach o sprawdzonej renomie). – To zawsze serwisy, które posiadają stałe umowy współpracy z podmiotami finansującymi naszą flotę. Finansujący, z którymi współpracujemy, to nasi wieloletni partnerzy. Mamy wspólne interesy, a nasze sugestie w zakresie obsługi serwisowej są brane pod uwagę. Zdarza się, że prośby o sprawdzenie danego warsztatu i dopisanie go do sieci, z której korzystamy, dają efekt – mówi Halina Zwolińska.

Grupa Impel jest też zadowolona z obecnej współpracy z dealerami. Przedsiębiorstwo co pewien czas wprowadza do floty nową markę lub odświeża współpracę z brandem, którego modele nie były przez dłuższy czas zamawiane. Firma dealerska, która chciałaby podjąć działalność z grupą, stoi jednak przed dużymi wyzwaniami. – Bardzo dokładnie przedstawiamy dealerowi nasze zasady wydań i zwrotów aut, a także zwracamy uwagę, jakimi dokumentami się posługujemy – uczula Zwolińska. Co więcej, zamawiane przez firmę samochody, nawet z tej samej partii, mogą mieć różne ścieżki ubezpieczeń. A jeszcze inną komplikacją są różnice w oznakowaniu aut, które wynikają z ich różnego przeznaczenia oraz różnic w logotypach.

Dlatego w wypadku współpracy z dużymi flotami pracownicy dealera nie mogą działać schematycznie i rutynowo (choć dziś w segmencie flotowym powinien to być w zasadzie jakościowy standard). – Bardzo istotne są dobra komunikacja stron i „uważność”, dzięki którym pojazd zostanie właściwie przygotowany do wydania, wzbogacony prawidłowym logo, poprawnie ubezpieczony oraz wydany na czas odpowiedniej osobie – opisuje Halina Zwolińska. Mówiąc krótko, firma ma spore wymagania. Ale ma i flotę, której liczebność stanowi dla każdego dealerstwa łakomy kąsek.