Obowiązek prania odzieży roboczej spoczywa teoretycznie na pracodawcy, choć Kodeks pracy dopuszcza możliwość, w której pracownik sam pierze sobie ubrania. Jeśli np. zatrudniony przez dealera mechanik samodzielnie dba o pranie roboczego uniformu, to wówczas po stronie pracodawcy leży obowiązek wypłacenia mu np. ekwiwalentu pieniężnego, który nie podlega opodatkowaniu.
Dealer, decydując się na ekwiwalent, powinien wziąć pod uwagę koszt środków piorących, wody czy prądu. Co ważne, stosowanie stałej, zryczałtowanej kwoty podlegałoby już oskładkowaniu (niewykluczone zresztą, że podana kwota byłaby później kwestionowana przez ZUS, co ostatnimi czasy jest coraz częstszą praktyką).
WYMOGI EKWIWALENTU
„Poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży” – wskazywał już w 2014 r. gdański ZUS (DI/100000/43/57/2014). Sprawa dotyczyła przedsiębiorcy, który za ekwiwalent uważał stałe kwoty wpłacane pracownikom i liczył z tego tytułu na brak opodatkowania. ZUS stwierdził tymczasem, że „wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie”. Zakład podkreślił przy tym, że nie ma znaczenia, czy przekazywane pieniądze będą miały różną wysokość w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika.
Podsumowując, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie podlega opodatkowaniu, o ile jego wysokość odpowiada rzeczywistym kosztom prania odzieży (kwota na rachunku z pralni bądź – gdy pranie odbywa się w domowych warunkach – skalkulowane wydatki za zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które obejmują ponadto zmiany cen oraz zużycie sprzętu). Kiedy z kolei pracodawca przekazuje pracownikom tę samą kwotę pieniędzy na pranie, uznajemy to za ryczałt – wówczas koszty prania, które są zwracane zatrudnionym, są objęte opodatkowaniem.
