Wydarzenia

Auto służbowe na jasnych zasadach


Dlaczego w dealerstwie powinien obowiązywać regulamin użytkowania pojazdów służbowych? I co powinien zawierać, aby skutecznie chronić firmę przed niepożądanymi konsekwencjami prawnymi?

Im większa grupa dealerska, tym większe potrzeby własnej floty. W interesie dealera leży więc uregulowanie wszelkich kwestii związanych z użytkowaniem samochodów służbowych. Niestety często spotykany „wzorzec” to pęk kluczy na recepcji salonu, z którego dość swobodnie korzystają pracownicy i współpracownicy, nierzadko nie informując o tym fakcie przełożonego. Dopiero, gdy zdarzy się wypadek i powstanie szkoda w pojeździe albo po inwentaryzacji okaże się, że brakuje na placu pod salonem kilku pojazdów, wówczas wraca potrzeba stworzenia regulacji chroniących dealera. Czyli wtedy, kiedy jest już za późno.

Aby zapobiec takim sytuacjom, warto sporządzić skuteczny regulamin użytkowania samochodów służbowych. Rolą takiego regulaminu jest wskazanie odpowiedzialności zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika czy współpracownika.

Sporo do uregulowania
Spisane zasady korzystania z pojazdów należących do dealera są również odpowiedzią na ciągle zmieniające się przepisy ustawy o VAT. Regulacja ta wskazuje jasno, kiedy można w pełni odliczyć podatek od zakupu samochodu na firmę (a także od wszystkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu). Jeżeli samochód w firmie wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych, ustawa daje prawo do odliczenia 100 proc. podatku VAT. W tym celu należy jednak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz wdrożyć właśnie regulamin określający zasady używania samochodu w firmie. Jeżeli działalność prowadzona jest w formie spółki, można to zrobić zarządzeniem lub uchwałą prezesa bądź wspólnika.

Na wstępie należy określić, od kiedy dokument obowiązuje oraz wyjaśnić pojęcia użyte w regulaminie, które mogą budzić wątpliwości w stosowaniu w praktyce. Taki akt wewnętrzny może objąć swoim zakresem nie tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale również współpracowników, czyli osoby objęte umową zleceniem lub umową o dzieło. Jeżeli wprowadzamy regulamin w grupie dealerskiej, trzeba określić, jakie spółki regulacja ta ma obejmować – jedną spółkę czy całą grupę kapitałową. W praktyce powinno się wskazać osoby (w zależności od zajmowanego stanowiska oraz zakresu wykonywanych obowiązków), do których przypisany jest pojazd służbowy, oraz doprecyzować, jakiej jest on klasy. Należy również wskazać, kto decyduje o przyznaniu pojazdu służbowego (zasadności korzystania z niego) oraz kto i kiedy podejmuje w firmie decyzję o wymianie samochodu (po przejechaniu określonej liczby kilometrów lub po osiągnięciu określonego czasu używania). Następnie należy jasno sprecyzować prawa i obowiązki osoby korzystającej z pojazdu służbowego. Obligatoryjnie regulamin musi zawierać informację, czy pojazd może służyć wyłącznie do celów służbowych, czy też pracownik może użytkować powierzone mu auto do celów prywatnych, a jeżeli tak, to w jakim zakresie (przykładowo: na wyjazd za granicę pracownik co do zasady powinien każdorazowo uzyskać zgodę swojego pracodawcy).

A co w przypadku, kiedy autem firmowym będzie poruszać się żona pracownika lub inna bliska osoba prowadząca wspólne gospodarstwo domowe? Dodanie takiego zapisu wiąże się ściśle z zakresem ubezpieczenia AC samochodu. Pracownik powinien wiedzieć między innymi, czy może zostawić pojazd służbowy pod blokiem na osiedlu, czy za każdym razem musi korzystać ze strzeżonego parkingu – i kto ponosi jego koszty. Dodatkowo można określić kwestię kosztów tankowania oraz to, czy istnieje możliwość wyboru dowolnej stacji benzynowej, czy tylko wskazanej bądź znajdującej się w określonej odległości od siedziby firmy. Tematem sporu, który wiąże się z kosztami po stronie pracodawcy, jest poruszanie się przez pracownika po trasach płatnych. Regulamin nie tylko powinien regulować, kto ponosi koszty takich przejazdów, ale również, kiedy takie przejazdy są możliwe (np. co z sytuacją, gdy pracownik jedzie autostradą w weekend?). Jeżeli w regulaminie wyraźnie zaznaczymy, że zwrot kosztów obejmuje wyłącznie dni „pracowe”, wyegzekwowanie kosztów od pracownika nie będzie trudne. Oczywiście pod warunkiem, że pracodawca będzie kontrolował przestrzeganie tego zapisu przez swoich pracowników i na przykład potrącał z wynagrodzenia określone kwoty…

Warto nawet zapisać, kto ma samochód myć, sprawdzać poziom płynów eksploatacyjnych i je uzupełniać, kontrolować stan opon, czy też kto płaci za przepaloną żarówkę. Najważniejsze są jednak procedury dotyczące usterki w pojeździe, zdarzenia drogowego albo – skrajny przykład – kradzieży auta. Regulacje w tym przedmiocie są ściśle związane z ogólnymi warunkami ubezpieczenia pojazdów, z którymi pracownik czy współpracownik jest zobowiązany się zapoznać, zanim skorzysta z samochodu. Zapisy zaczerpnięte z polisy pozwolą uniknąć tłumaczenia, że pracownik nie miał wiedzy, jaki jest czas na zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela czy pracodawcy albo że nie wiedział o tym, że miał wezwać organy ścigania. Oczywiście najbardziej kontrowersyjne przepisy dotyczą udziału własnego pracownika w szkodzie oraz likwidowania szkody powstałej w pojeździe. Podobnie ma się sprawa z mandatami karnymi lub innymi karami pieniężnymi nakładanymi na kierowcę pojazdu.

Przyjmuje się również, że w regulaminie korzystania z auta służbowego mogą zostać uregulowane kwestie związane z finansowaniem eksploatacji samochodu przez pracownika – pracownik może na przykład ponosić opłatę ryczałtową za używanie auta do celów prywatnych.

Najważniejsze: Egzekwować
Jednak nie tylko na pracowniku spoczywają określone obowiązki. Dealer powinien zadbać przede wszystkim o stan swojej floty: by pojazdy były zdatne do użytku, ubezpieczone, by miały wszystkie niezbędne dokumenty. Pracodawca musi też zagwarantować sobie w regulaminie możliwość żądania zwrotu pojazdu w każdym czasie czy uzyskania wszelkich innych informacji dotyczących pojazdu. Aby zapewnić pracownikowi prawidłowe korzystanie z pojazdu, dealer powinien także jasno określić sposób i miejsce serwisowania floty oraz zasady rozliczania za usługi serwisowe.

Od strony formalnej przekazanie pojazdu pracownikowi powinno zaś nastąpić na podstawie umowy o korzystanie z samochodu służbowego oraz protokołu przekazania samochodu.

Warto zaznaczyć, że osoba odpowiedzialna w salonie za pojazdy służbowe powinna dbać o dobry kontakt z ubezpieczycielem, aby maksymalnie obniżać płacone składki oraz zmniejszyć szkodowość samochodów. Jeśli natomiast pracodawca uiścił na rzecz osoby trzeciej odszkodowanie z tytułu szkody wyrządzonej przez pracownika (z winy nieumyślnej), może następnie w drodze regresu domagać się od pracownika zwrotu kosztów poniesionych w związku z naprawą szkody (pracownik odpowiada do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia w dniu wyrządzenia szkody). Gdyby pracownik prowadził pojazd pod wpływem alkoholu albo środków odurzających i spowodował wypadek skutkujący szkodą w mieniu pracodawcy, wówczas dealer może wziąć pod uwagę dwa rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę – na zasadach ogólnych lub odpowiedzialności za powierzone mienie.

Powtórzmy jednak: nawet najlepszy regulamin nie gwarantuje sukcesu. Równie istotna jest skuteczność regulaminu, czyli konsekwentne egzekwowanie przez dealera jego zapisów. Wprowadzona procedura nie może pozostać martwa. Przyjęte zasady należy zakomunikować adresatom, wyjaśnić wątpliwości, warto wręcz przeprowadzić krótkie wewnętrzne szkolenie. Pamiętajmy też, że dokument ma ułatwić korzystanie z floty dealera, a nie utrudniać pracę pracownikom.

Najpierw zacznijmy od rzeczy najważniejszej: przyjrzyjmy się obowiązującym regulacjom, a jeśli zajdzie potrzeba – wprowadźmy odpowiedni dokument w obieg. Zanim będzie za późno.

TEKST: Małgorzata Miller
Autorka jest radcą prawnym, członkiem Stowarzyszenia Prawników Rynku Motoryzacyjnego, pracuje w kancelarii M. Krotoski Adwokaci i Radcy Prawni Spółka Komandytowa.