Aktualności

Optymalizacja procesów w dealerskim biznesie

Stałą bolączką dealerów wielomarkowych jest to, że poszczególne autoryzacje posiadają indywidualne systemy informatyczne, które często komplikują pracę na wszystkich szczeblach firmy. Na szczęście są już dostępne cyfrowe rozwiązania, które pozwalają na integrację procesów i efektywniejsze zarządzanie biznesem.

Grupa Mojsiuk to firma rodzinna, działająca na rynku już od 43 lat. W tym czasie z niewielkiego zakładu blacharsko-lakierniczego rozrosła się do wielooddziałowego i wielomarkowego przedsiębiorstwa działającego w 3
lokalizacjach, na terenie północno-zachodniej Polski. Obecnie grupa posiada autoryzacje 6 marek (Mercedes-Benz, Citroen, Honda, Opel, Peugeot, Mitsubishi Fuso) i zatrudnia około 500 osób. Ze względu na skalę działalności i dążenie do zapewnienia maksymalnej efektywności procesy związane z digitalizacją wdrażane są w firmie już od wielu lat. W 2020 r. zarząd spółki zdecydował się na „milowy krok” – wprowadzenie pełnej cyfryzacji procesów wewnętrznych całego przedsiębiorstwa w ramach jednej platformy informatycznej. – Jako duża firma dealerska mamy kilka różnych systemów DMS i wiele mniejszych aplikacji do obsługi poszczególnych działów. Wraz z rozwojem biznesu coraz trudniej było zarządzać systemami na jednym poziomie. Z tego względu naszym
nadrzędnym celem stało się ujednolicenie procesów w ramach wszystkich spółek oraz ich digitalizacja za pomocą centralnego systemu informatycznego – tłumaczy Łukasz Hormański, członek zarządu Grupy Mojsiuk.

SYSTEM DOPASOWANY DO POTRZEB

Na partnera do wdrożenia projektu wybrano firmę Rida Software sp. z o.o., specjalizującą się nie tylko w tworzeniu oprogramowania, ale przede wszystkim w profesjonalnej analizie biznesowej, umożliwiającej stworzenie
rozwiązań idealnie dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstwa. – Firm, które sprzedają różnego rodzaju software, jest na rynku mnóstwo, ale nam zależało, by znaleźć partnera, który zrozumie nasz złożony biznes i bazując na analizie procesów wewnątrz firmy – stworzy oprogramowanie będące w stanie je optymalizować – mówi Hormański. Prace nad projektem rozpoczęły się w 2020 r., a jego pierwszy etap dotyczył digitalizacji w zakresie planowania kosztów i akceptacji faktur. Do współpracy zaangażowano zarząd i wybranych pracowników z poszczególnych działów. – Doświadczenie osób pracujących wewnątrz organizacji, zwykle od wielu lat, jest dla nas szczególnie cenne. Dzięki niemu możemy dowiedzieć się, co działa dobrze, a co należy zmienić tak, aby ludziom pracowało się lepiej, szybciej i wygodniej – wyjaśnia Maciej Glapiński, prezes Rida Software.

Łukasz Hormański:
Firm, które sprzedają software,
jest na rynku mnóstwo, ale
nam zależało, by znaleźć
partnera, który zrozumie
nasz biznes i stworzy
oprogramowanie będące
w stanie go optymalizować.

Realizacja projektu polegała na wdrożeniu platformy FlowSpark wyposażonej w moduł CRM, łączący systemy wszystkich spółek Grupy Mojsiuk. W systemie został stworzony moduł zapotrzebowania, gdzie pracownicy zgłaszają wnioski o zakupy, które następnie trafiają do osób akceptujących na odpowiednim szczeblu. Faktury będące następstwem tych zamówień są z automatu podpinane pod konkretne zapotrzebowanie i nie wymagają już ponownej akceptacji – Wcześniej zdarzało się, że faktury trafiały do innej lokalizacji niż ta, w której zostało złożone zamówienie, a potem krążyły między kierownikami a menedżerami w różnych salonach – wyjaśnia Łukasz Hormański. I nie jest to tylko kwestia zapanowania nad obiegiem dokumentów, ale przede wszystkim możliwość kontroli kosztów, zanim fizycznie się pojawią. – Osoby zarządzające w firmie mają możliwość podglądu budżetów obejmujących poszczególne obszary kosztów, a co za tym idzie – odpowiedniego planowania kolejnych wydatków – dodaje Hormański. W grupie został też uruchomiony obieg faktur elektronicznych, a dzięki funkcjonalności rozpoznawania tekstu (OCR) czas rejestrowania dokumentów w systemie sprowadzono do minimum.


KORZYŚCI NIE TYLKO OCZYWISTE

Lista korzyści z wdrożenia platformy FlowSpark jest bardzo długa. Przede wszystkim kilka aplikacji zastąpiono jednym systemem i pracownicy logują się tylko raz, a nie, jak było do tej pory, osobno do każdego z systemów. Na
swoim profilu poszczególne osoby mają dostęp do wszystkich dokumentów i zasobów, które są im potrzebne do pracy i do których mają autoryzację.
– Zmiany w zakresie skrócenia czasu pracy i polepszenia jej jakości są przez pracowników bardzo odczuwalne. Przykładem mogą być osoby, które do tej pory cały dzień zajmowały się na przykład rejestracją i opisem dokumentów, a teraz spokojnie wyrabiają się z tym do południa. Pozostały czas mogą dzięki temu poświęcić na inne zadania czy zdobywanie umiejętności w nowych obszarach – tłumaczy Łukasz Hormański. Kadra zarządzająca ma z kolei pełen obraz tego, co dzieje się w całej firmie w czasie rzeczywistym, co w znaczącym stopniu poprawia efektywność i pozwala na szybsze podejmowanie decyzji w kluczowych kwestiach.

Nowy system przyniósł Grupie Mojsiuk nie tylko „policzalne” korzyści. Czas i wysiłek, który pracownicy włożyli w proces cyfryzacji, i którego czują się współautorami, zaprocentował również tym, że zespół jest bardziej zmotywowany do działania. – Naszą firmę tworzą wspaniali ludzie i zależy nam, aby wiązali się z nami na długi czas. Podczas wspólnej pracy nad projektem udało się wyłonić kilka osób z wielkim potencjałem, który mamy nadzieję wykorzystać w przyszłości – dodaje przedstawiciel zarządu Grupy Mojsiuk. Stworzenie jednolitego, prostego w obsłudze i intuicyjnego systemu to korzyść nie tylko dla obecnych pracowników, ale i gwarancja, że nowi pracownicy dużo szybciej i łatwiej wdrożą się w swoje obowiązki, co też nie jest bez znaczenia w przypadku tak dużej organizacji.

APETYT NA WIĘCEJ

Ale zakończenie pierwszego etapu digitalizacji w Grupie Mojsiuk to dopiero początek zmian. W tej chwili w ramach platformy działa już system windykacyjny, ułatwiający zarządzanie należnościami. Co ciekawe, z aplikacji korzysta także współpracująca z grupą kancelaria prawnicza (dzięki temu dealer może mieć stały wgląd w status prowadzonych przez nią spraw). Plany na najbliższy czas to cyfryzacja procesów w dziale HR i związanych z nimi elementów, takich jak zatrudnianie pracowników czy doposażanie ich w firmowy sprzęt. – Wdrażając FlowSpark firmy Rida Software weszliśmy w nową erę cyfryzacji naszej grupy. Widząc, jak świetne efekty udało się uzyskać już na tym etapie, planujemy kolejne kroki. Naszym celem jest stworzenie centrum usług wspólnych, które obejmowałoby procesy, dokumenty, procedury i know how wszystkich naszych spółek – podsumowuje Łukasz Hormański.

Łukasz Hormański z Grupy Mojsiuk (z lewej) i Maciej Glapiński, prezes Rida Software

Główną cechą platformy jest bowiem w zasadzie nieograniczona możliwość jej rozbudowy, a co za tym idzie – skalowalność biznesu. W ramach świadczonych usług RidaSoftware oferuje więc klientom indywidualną strategię informatyzacji, która zakłada ciągły rozwój przedsiębiorstwa. – W zależności od pojawiających się potrzeb jesteśmy w stanie cały czas „dokładać” nowe elementy do już istniejącej platformy. Jeżeli dealer chce do swojego portfolio wprowadzić na przykład nową markę, naszym zadaniem jest zintegrowanie jej systemu z FlowSpark wykorzystywanym w centrum usług wspólnych – tłumaczy Maciej Glapiński. W praktyce firma zapewnia swoim klientom nie tylko wdrożenie platformy, ale i wsparcie po projekcie obejmujące aktualizacje oraz nadzór nad działaniem systemu. – W przypadku dużych i średnich przedsiębiorstw, z którymi przeważnie pracujemy, nie ma mowy o modelu współpracy typu „sprzedaj i zapomnij”. Standardem jest u nas tzw. umowa utrzymaniowa, która daje klientom pewność, że stale czuwamy nad działaniem platformy, dbając o jej maksymalną efektywność – dodaje Glapiński.

Digitalizacja w firmie dealerskiej to złożony i niełatwy proces. Przykład Grupy Mojsiuk pokazuje jednak, że korzyści z jej wdrożenia są ogromne i zdecydowanie warto zainwestować czas oraz środki, aby zwiększyć efektywność firmy na wielu poziomach. Gwarancją osiągnięcia sukcesu jest natomiast współpraca ze sprawdzonym partnerem, który zapewni nie tylko odpowiedni software, ale przede wszystkim wiedzę i wsparcie na wszystkich etapach projektu.

Rida Software sp. z o.o. jest firmą konsultingowo- programistyczną kompleksowo realizującą projekty związane z automatyzacją i robotyzacją procesów biznesowych. Spółka realizuje projekty, wykorzystując
własne oprogramowanie Flowspark, które jest zintegrowane z większością systemów DMS na rynku polskim. Więcej informacji na
www.cloudrida.com


Maciej Glapiński, prezes zarządu Rida Software. Specjalizuje się w cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Posiada certyfikat architekta korporacyjnego TOGAF (The Open Group Architecture Framework).
email: m.glapinski@cloudrida.com

REKLAMA
Zobacz również
Aktualności
Transakcja dekady na ostatniej prostej. Holding 1 z listem intencyjnym z RRG Warszawa
Redakcja
5/8/2022
Aktualności
Producenci zauważają niższy popyt
Redakcja
4/8/2022
Aktualności
Stellantis wygrywa z Teslą w Europie
Redakcja
3/8/2022
Miesięcznik Dealer
Jedyne na rynku pismo poświęcone w 100 proc. tematyce zarządzania autoryzowaną stacją dealerską. Od ponad 12 lat inspirujemy właścicieli, menedżerów i szefów poszczególnych działów dealerstw samochodów.