Znikną faktury papierowe, elektroniczne, duplikaty, proformy. W polskim obrocie gospodarczym będą funkcjonować wyłącznie faktury ustrukturyzowane, czyli faktury w formacie xml wygenerowane w Krajowym Systemie e-Faktur i opatrzone unikalnym numerem.
Krajowa platforma do wystawiania elektronicznych faktur działa już od 2022 roku, ale na razie korzystać można z niej dobrowolnie. Z początkiem 2024 r. stanie się to obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców mających siedzibę w Polsce. – Ta zmiana jest kluczowa z punktu widzenia całej firmy, nie tylko działu księgowości, bo w samym procesie fakturowania bardzo aktywny jest również dział sprzedaży. Nie mówimy tu więc o zwykłej aktualizacji lub wymianie programu do wystawiania faktur czy potrzebie szkolenia dla księgowych, ale o istotnym zwrocie w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa – zwraca uwagę Jerzy Martini, partner w kancelarii doradztwa podatkowego MartiniTAX.
FV po nowemu
Fakturowanie elektroniczne za pomocą krajowego systemu będzie się znacząco różniło od dotychczasowego mechanizmu wystawiania FV. Zasadniczo fakturę będzie można wygenerować bezpośrednio poprzez bezpłatne oprogramowanie udostępniane przez Ministerstwo Finansów (to jednak rozwiązanie głównie dla mikrofirm, które nie wystawiają wielu faktur) albo w programie księgowym, który zostanie zintegrowany z KSeF – w ten sposób będą wystawiać faktury pozostali przedsiębiorcy – w tym dealerzy. W praktyce, z uwagi na liczbę sprzedawanych dziennie produktów i usług, firmy dealerskie będą zapewne wystawiać faktury „paczkami”. Taka paczka dokumentów wygenerowanych w programie księgowym będzie następnie wysyłana do KSeF-u.
System wstępnie zweryfikuje poprawność wypełnienia obowiązkowych pól faktury i nada jej unikalny numer. Dopiero taki dokument stanie się fakturą ustrukturyzowaną, która zostanie wysłana przez KSeF do nabywcy naszego towaru czy usługi. Jerzy Martini wskazuje tu na istotną słabość systemu. – Nie działa on w czasie rzeczywistym, jeśli chodzi o feedback. Gdy zatem okaże się, że w paczce liczącej kilkadziesiąt czy kilkaset faktur, znalazła się choć jedna wystawiona źle, możemy dowiedzieć się tego dopiero następnego dnia, albo jeszcze później. Dlaczego to takie istotne? Bo spowoduje, że reszta faktur również nie zostanie wysłana do adresatów – mówi współzałożyciel Kancelarii MartiniTAX. Warto tu uwypuklić, że system weryfikuje FV wyłącznie pod kątem formalnym, tzn. sprawdza, czy wszystkie wymagane pola są wypełnione, czy dokument został wygenerowany przez upoważnioną osobę itp., natomiast nie sprawdza poprawności samych danych jak NIP czy inne dane kontrahenta.
Dealerzy będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur rzecz jasna nie tylko jako podmiot wystawiający faktury, ale także jako ich odbiorca. Zweryfikowane w KSeF-ie faktury są wysyłane do adresatów przez system automatycznie, lecz nie trafiają one do naszej skrzynki mailowej (jak na przykład przy zakupach przez internet), ale do skrzynki odbiorczej w KSeF-ie. Zatem dopiero, gdy wejdziemy do KSeF-u, dowiemy się o wystawionej dla nas fakturze. Jak możemy to usprawnić? – Najlepiej dostosować nasz system księgowy tak, aby na bieżąco pobierał wszystko, co wpada do skrzynki na KSeF-ie. Bo jeśli nie będziemy mieli takiego rozwiązania i nie będziemy systematycznie zaglądać do KSeF-u, będą gromadziły się w nim faktury, o których nie będziemy zwyczajnie wiedzieć – wskazuje Martini.
Plusy i minusy
Fiskus przekonuje o korzyściach dla firm, wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Już teraz ci, którzy stosują KSeF, mogą szybciej uzyskać zwrot VAT-u – w 60 dni, już w ciągu 40 (aby skorzystać z tego udogodnienia, trzeba jednak spełnić określone warunki, m.in. wszystkie faktury muszą być wystawiane w ramach KSeF-u). Korzystne dla firm może być także uproszczenie dotyczące faktur korygujących (otrzymywanych na przykład od importera) w ramach SLIM VAT-u – obniżyć podatek naliczony za dany miesiąc będziemy musieli wtedy, gdy do systemu wpadnie faktura korygująca. Plusem ma być też to, że nie trzeba będzie archiwizować FV, ponieważ KSeF będzie przechowywał wszystkie faktury sprzedaży i zakupu przez 10 lat, ani przesyłać na żądanie organów skarbowych plików JPK_FA. Ponadto nie będzie duplikatów, ponieważ teraz faktury mają już nie ginąć.
Korzyści dla przedsiębiorców to jednak tylko jedna strona medalu. – W praktyce chodzi o to, żeby poziom wiedzy fiskusa o naszym biznesie wzrósł jeszcze bardziej. „Wielki Brat” już teraz wie dość dużo o naszej działalności – pokazujemy w JPK, jakich mamy kontrahentów, jakie są kwoty należności – ale nie widzi, co konkretnie sprzedajemy i w jakich cenach. Natomiast po wdrożeniu KSeF-u będzie wiedział w zasadzie wszystko i zyska więcej możliwości do wszczynania kontroli „celowanych”. Stąd należy przed 2024 r. wprowadzić jeszcze wyższe standardy zarządzania podatkami – radzi dealerom Martini.
Czas się przygotować
Ekspert wskazuje więc trzy zasadnicze zadania związane z przejściem na KSeF. Trzeba zaadaptować zarówno programy księgowe, jak również DMS do faktur ustrukturyzowanych, dostosować procedury wewnętrzne, aby przedsiębiorstwo sprawnie działało w świecie KSeF-u oraz przeszkolić pracowników – również dział sprzedaży, bo odgrywa on dużą rolę w procesie fakturowania. Z tym wszystkim trzeba być gotowym na 1 stycznia 2024 r. – inaczej firma będzie wyeliminowana z obrotu gospodarczego, bo nie będzie w stanie prawidłowo wystawiać i odbierać faktur. Paradoksalnie może wydawać się, że czasu jest sporo, ale biorąc pod uwagę złożoność zmian, lepiej nie zwlekać.
Zatrzymajmy się zatem jeszcze chwilę na kluczowych i najbardziej czasochłonnych aspektach technicznych związanych z wystawianiem faktur „po nowemu”. Od czego tu zacząć? W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy nasz dostawca DMS oraz oprogramowania księgowego uwzględnił integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, czyli oferuje oprogramowanie, które dobrze „komunikuje się z KSeF-em”, czy też należy rozejrzeć się za innym rozwiązaniem. Trzeba przeanalizować to zarówno od strony IT, jak i strony podatkowej. – Nie czekajmy z tym do początku 2024 r., bo wtedy będzie już za późno. KSeF działa i można z niego korzystać, więc warto już teraz przetestować nowy mechanizm wystawiania FV. Zobaczmy, jak nasza organizacja funkcjonuje w tym środowisku. Możemy nawet wybrać kilku dostawców, by przećwiczyć rozwiązania, które proponują – podpowiada ekspert.
Według Martiniego dostosowanie naszych obecnych systemów księgowych czy DMS-a, aby bezpośrednio komunikowały się z KSeF-em, jest dla firm rozwiązaniem optymalnym. Aczkolwiek nie do końca od nich zależnym, bo nie mają wpływu na to, czy dostawca będzie gotowy z nowym „fakturowym” komponentem na czas ani czy w ogóle będzie go oferował. Dlatego warto wziąć pod uwagę także rozwiązania buforowe (mieć je w zanadrzu jako alternatywę, gdy nasze docelowe narzędzie dotknie jakaś niespodziewana awaria). O co w nich chodzi? – To rozwiązania, które „wpasowują” się między nasze mechanizmy księgowe a KSeF. Komunikują się z naszym systemem i wstępnie walidują faktury, które następnie trafiają do systemu krajowego – tłumaczy ekspert podatkowy z Kancelarii MartiniTAX.
Jak wcześniej wspomniano, wystawiać faktury można też bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur, ale przy działalności o większej skali trudno sobie wyobrazić stosowanie tego rozwiązania, chociażby dlatego, że gdy nasz sprzedawca czy doradca zaloguje się do systemu, by wystawić fakturę, uzyskuje dostęp do wszystkich znajdujących się tam dokumentów kupna i sprzedaży danej firmy. Ministerstwo przygotowało ponadto aplikację dla podatników KSeF, jednak należy mieć na względzie, że tego typu rozwiązania z reguły są projektowane pod mikro- i małych przedsiębiorców, więc nie są zwykle wystarczająco dostosowane do dużych biznesów.
Nie dajmy się zaskoczyć
Przystąpienie do KSeF-u to obowiązek, od którego nie uciekniemy. – Nie jest to coś bardzo skomplikowanego i całym procesem można zarządzić w stosunkowo prosty sposób, ale najlepiej dać sobie na to trochę czasu, by nagle, gdy przyjdziemy do pracy w 2024 r., nie okazało się, że coś nie działa – kończy Jerzy Martini.
Wniosek wydaje się prosty. Przejście na elektroniczne fakturowanie powinno przebiec w miarę bezboleśnie, o ile dealerzy odpowiednio wcześniej się do tego przygotują.
Artykuł powstał na podstawie wystąpienia Jerzego Martiniego na 13. Kongresie Dealerów w Łodzi.
szostakowska@miesiecznikdealer.pl
