Polityce udostępniania samochodów pracownikom – zarówno na łamach „Biuletynu” Dealerskiej Akademii Podatkowej, jak i na organizowanych w ramach Akademii szkoleniach – poświęciliśmy wiele miejsca. Jednak w związku z pojawieniem się wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu dotyczącego odpłatnego wynajmu samochodu firmowego po godzinach pracy do celów prywatnych pracowników, ponownie przyglądamy się temu zagadnieniu.
Wyrok WSA w Poznaniu z 26 stycznia 2017 r. (I SA/Po 954/16) przewiduje, że firma może odliczyć podatek w pełnej wysokości za nabycie i wydatki związane z eksploatacją pojazdu, jeśli po godzinach pracy wynajmuje go pracownikowi do jego celów prywatnych. Sąd – inaczej niż wcześniej część izb skarbowych – uznał, że aby zachować prawo do 100-proc. odliczenia VAT-u, wynajem samochodów nie musi być podstawową działalnością firmy. Możliwość pełnego odliczenia VAT-u w związku z wynajmem samochodów pracownikom obwarowana jest jednak dwoma istotnymi wymogami.
Po pierwsze wynajmowi samochodów pracownikom musi towarzyszyć odpłatność – skalkulowana na zasadach rynkowych. Co to znaczy? Według Marty Szafarowskiej, wykładowcy Dealerskiej Akademii Podatkowej, wynagrodzenie za wynajem ustalane jest w zależności od tego, na jakich zasadach wynajmowany jest samochód. W omawianym przypadku wynajem jest szczególny – pracownik przez większą część dnia wykorzystuje pojazd do wykonywania obowiązków służbowych, a wynajmuje go jedynie po godzinach pracy, w weekendy czy podczas urlopu. W takich przypadkach wynagrodzenie, jakie pobiera dealer od pracownika z tytułu wynajmu samochodu, może kształtować się na poziomie 250 lub 400 zł brutto miesięcznie, w zależności od pojemności silnika wynajmowanego samochodu. Ustawodawca tak właśnie wycenił wartość świadczenia, niepolegającego na udostępnieniu samochodu na cały miesiąc, a jedynie w okresie wolnym od pracy. W takim przypadku odpłatne udostepnienie samochodu pracownikowi staje się klasycznym najmem i jest to czynność opodatkowana podatkiem VAT. Dealer, świadcząc takie usługi na rzecz swoich pracowników, może z pełnym przekonaniem powiedzieć, że wynajmowane samochody wykorzystuje wyłącznie do celów działalności gospodarczej.
Niestety, jeśli samochód nie jest wynajmowany na cały miesiąc, a jedynie na czas po godzinach pracy pracownika, to chcąc odliczyć podatek VAT w pełnej wysokości (od nabycia takiego samochodu oraz wydatków z nim związanych), należy dodatkowo prowadzić ewidencję przebiegu. Odnotowane w ewidencji powinno być każde udostępnienie samochodu pracownikowi. W praktyce oznacza to więc konieczność wpisów do ewidencji zawsze, gdy pracownik kończy wykonywanie obowiązków służbowych (udostępnieniu samochodu pracownikowi z tytułu odpłatnego najmu) oraz kiedy je zaczyna, a samochód ponownie pojawia się w firmie i możliwe jest wykorzystywanie go w związku z obowiązkami służbowymi (zwrot samochodu przez pracownika).
